CARA MENGARSIP SURAT

CARA MENGARSIP SURAT

Bagian-bagian surat dan fungsinya :

1. Kepala Surat, berfungsi:

a. Sebagai alat pengenal

b. Sebagai alat pemberian informasi

c. Sebagai iklan, pada kantor-kantor tertentu

2. Tanggal Surat, berfungsi:

a. Sebagai referensi

b. Sebagai pemberian informasi

3. Nomor Surat, berfungsi:

a. Sebagai alat penunjuk bagi petugas filing

b. Sebagai alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu

c. Menunjukkan unit asal surat

d. Sebagai referensi

4. Lampiran, berfungsi:

Sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.

5. Perihal, berfungsi:

a. Sebagai refernsi

Pengertian Arsip

 PENDAHULUAN

·           Pengertian Kearsipan

Arsip (record) adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.

·           Fungsi Arsip

a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

·           Beberapa Istilah Dalam Kearsipan

1. Indeks

Sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan surat tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya.

2. Kartu kendali

Isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting.