CARA MENGARSIP SURAT

CARA MENGARSIP SURAT

Bagian-bagian surat dan fungsinya :

1. Kepala Surat, berfungsi:

a. Sebagai alat pengenal

b. Sebagai alat pemberian informasi

c. Sebagai iklan, pada kantor-kantor tertentu

2. Tanggal Surat, berfungsi:

a. Sebagai referensi

b. Sebagai pemberian informasi

3. Nomor Surat, berfungsi:

a. Sebagai alat penunjuk bagi petugas filing

b. Sebagai alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu

c. Menunjukkan unit asal surat

d. Sebagai referensi

4. Lampiran, berfungsi:

Sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.

5. Perihal, berfungsi:

a. Sebagai refernsi

b. Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan

c. Sebagai petunjuk bagi petugas filing

6. Alamat dalam, berfungsi:

a. Sebagai petunjuk bagi petugas filing

b. Sebagai petunjuk kemana surat harus disampaikan

c. Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela

7. Salam Pembuka, berfungsi:

Sebagai tanda pembicaraan akan dimulai. Tidak digunakan dalam surat resmi.

8. Isi Surat, berfungsi:

Memberikan uraian materi pokok dan subyek-subyek lainnya

9. Salam penutup, berfungsi:

Sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai. Tidak digunakan dalam surat resmi

10.          Nama jabatan, berfungsi:

a. Sebagai identitas penanggung jawab

b. Sebagai petunjuk bagi petugas filing

11.  Inisial, berfungsi:

Untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan

12.Tembusan, berfungsi:

Apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut

Filing

Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.

Sistem Filing

Ada 5 dasar pokok sistem filing, yaitu:

1. sistem abjad

2. sistem subyek

3. sistem geografis

4. sistem nomor

5. sistem kronologis